知识管理中常用的 5 种工具

知识管理是帮助企业实现其目标和目的的绝佳工具。它采用实用、系统的方法从企业内部收集全面的知识，可以改善内部流程、提高绩效并带来创新机会--仅举几例。如果执行得当，知识管理最终会对公司的底线产生更好的影响，但它也会有一些企业不得不面对的挑战。

一、什么是知识管理工具？

知识管理关键在于精简数据、想法和知识。企业各环节影响整体生产力，所以建立知识库需团队合作。团队成员更了解自身角色。激励员工记录与分享工作流程难，并且需要定期更新以应对技术变革。但是有知识管理工具简化这个过程，各类型企业都可以找到适用软件。

二、知识管理常用的工具

现在有很多知识管理工具，它们专注于不同的知识类型，为企业的不同部门创造效率。其中很少有工具是为了改善团队之间的协作以及跟踪潜在客户和客户行为而设计的。如果信息有价值，就会有专门的工具帮助管理、监控、共享和评估这些数据，以达到最佳使用效果。

以下列出5 类知识管理工具。可以帮助员工事半功倍，提高业务能力。

1、内容存储库

内容存储库是集中管理数字文档和内容的数据库，员工可以在中心位置访问。它可根据企业需求采用不同形式。其优势包括版本控制、审计跟踪、锁定和访问管理，增强数据管理透明度和流程效率，提高生产率。

2、知识库

知识库是企业内外共享信息的中心，支持数据收集、检索和组织。对于高技术产品，消费者常需自学但常遇困扰。知识库能即时提供深入信息，减轻支持人员负担，提升消费者满意度。

对于内部而言，全面的知识库对新员工培训至关重要，提供一致的学习指导和参考。知识库是技术和流程知识的教育中心，与内容库有所不同。减轻服务台压力、提升客户满意度，知识库是首选起点。

3、知识可视化

有时，电子表格上的数字可以说明很多问题，但本身却毫无意义。知识可视化旨在创建数据的可视化表现形式，以提高对数据的理解，明确数据的含义，并揭示任何你可能无法发现的新模式。它支持生成、构建和共享数据的认知过程。

知识可视化虽新，但市面多款程序已支持。可视化效果可用于演示、研究、报告、决策和销售。二维图常见，但三维互动图日益流行。想要让数据更易理解，投资知识可视化值得考虑，它能改进决策，对受众产生更大影响。

4、决策支持

决策支持工具是辅助企业决策过程的程序。这些工具通常是分析性的，能提供确凿的数据和对某一主题的洞察力。

业务决策需要基于事实，大型企业需要处理结构化和非结构化数据。提取和组织多源数据以辅助明智决策的程序至关重要。如果想要整合企业数据以支持决策，可以试试决策支持软件。

5、客户关系管理系统

客户关系管理系统（CRM）可帮助团队成员跟踪整个销售漏斗中的潜在客户。如果您的企业信息易于访问，就能轻松确保潜在客户获得他们需要的所有信息。由于所有团队都可以访问客户数据，因此他们可以以更高的标准履行职责，提供更好的客户体验。

从这个例子中我们可以看出，客户关系管理系统具有很多内部优势。

（1）协作工具

协作工具有助于加强团队之间的协作，使协作过程变得异常轻松。协作可帮助您和团队成员即时分享实时知识。通过出色的协作工具，您可以标记您的团队成员，以获取任何特定任务的更新信息。

在工作中使用协作工具将有利于更加协调的工作流程。它是现代工作场所共享、讨论和协作的基本功能。公司对协作工具更加青睐有加，因为员工可以通过在线连接共同工作，尽管他们身处世界的任何地方。

（2）社交软件

社交软件帮助企业集中管理多社交媒体账户，提升互动可见度，确保参与度，避免负面影响。它保存参与记录，与CRM集成，便于员工处理客户询问。如需密切监控社交媒体并关注记录报告，投资社交软件是一个不错的选择。

三、正确的工具组合有何帮助？

拥有适合您业务的工具可以帮助您提高信息的价值。

1、帮助创造新想法

将无限的信息集中在一个地方，您可以看到团队成员合作并产生新的想法。通过使用知识管理工具，企业可以意识到内部面临的挑战。如果没有合适的工具，团队往往各自为政，对其他问题的洞察力有限。从长远来看，正确的知识管理工具总能为企业带来帮助。

错误在每个企业都很常见。如果拥有正确的知识管理工具，就能避免犯错，从而做出更好的业务决策。它还能在企业中鼓励协作文化，提高能见度。这反过来又有助于团队更高效地工作，并以最简单的方式了解流程。

3、知识共享文化

强大的工具只有掌握在正确的人手中才会变得强大。只有当用户知道如何正确使用知识库工具时，该工具才能发挥出色的作用。然而，知识共享工具只有在与他人共享时才能发挥作用。员工之所以担心，是因为他们的最大价值正在被剥夺，因此他们更容易被取代。知识共享工具的正确组合将有助于轻松实现共享过程；它们不会妨碍用户提供信息或带来价值回报。

4、提高业务绩效

一言以蔽之，知识管理工具是为了帮助企业更好地开展业务，提供良好的客户体验。它可以提高团队的效率，提升您所提供的价值。

四、结论

只要找到最适合自己业务的工具，就不能在价格上妥协。但需要注意的是，最好的工具总能为你提供比市场上其他工具更好的服务。考虑工具时应基于长期目标，而不是将其视为短期利益。抱着长期投资的心态，你最终可以在所有领域取得成功。

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