什么是IT文档：类型、作用、实践和工具

在信息密集型的 IT 团队中，往往更需要依靠共享知识来满足服务用户的需求。但是有49%的员工表示每天需要花30分钟至2小时查找信息，而IT员工更需花费近半天时间（4.2小时），导致31%的员工疲惫。解决这一问题的方法就是为 IT 团队提供适当的文档。

一、什么是 IT 文档

IT 文档是与 IT 基础设施和环境有关的任何记录信息。IT 团队可以使用这些文档来执行流程、排除已知问题或分享最佳实践。IT文档对内供技术人员和经理使用，对外助客户、顾客和合作伙伴。它简化信息获取，减少对员工干预的需求。

二、IT 文档的类型

1. 系统文档。由描述系统本身及其组成部分的文档组成。它包括有关需求、设计决策、架构描述和程序源代码的文档。还可能包括有关系统的常见问题。
2. 基础设施文档。涵盖企业IT的硬件、软件知识，展示组件间相互影响，帮助IT人员解决关键问题。
3. 流程文档。详述了IT团队的任务流程，实现标准化操作，提升工作效率。
4. 事件响应文档。概述了发生网络攻击时需要采取的步骤，例如确定可能发生入侵的方式、入侵期间系统的哪些部分受到影响，以及发生事件后如何响应。

三、IT 文档的作用

1.简化入职和离职程序。

2.记录减少重复工作的需要。

3.保护重要信息。

4.减少错误，提高生产力。

5.唯一正确的知识来源帮助员工省时省力。

6.建立质量和流程控制。

7.提供 IT 基础设施的详尽说明。

8.IT 文档明确员工各自负责的内容。

四、IT 文档最佳实践

• 制定计划。不要一开始就盲目的建立文档，要先确定计划，明确要收集的信息与工具选择。
• 选择要记录的内容。列出主题及信息来源。
• 咨询和讨论资源。与相关的员工讨论文档编制问题。确定员工可以编写文档的时间。
• 建立内容层次结构。确定如何展示内容，并建立内容层次结构。分门别类对内容进行分组，确保内容不会杂乱无章。
• 文档标准化。 IT 文档就应该标准化，让用户感受到企业的专业性。比如使用相同的标题格式、一致的屏幕截图和图像使用、相互链接等。
• 鼓励团队经常编写文档。IT 文档是一个持续的过程。最好鼓励团队经常编写文档。定期检查文档，找出遗漏的内容，这样文档才能成为一个有效的资源。
• 确保信息正确。利用主题专家审核信息准确性，确保无误后再发布，并建议多轮审查。
• 与客户共享文档并收集反馈意见。针对企业客户，分享文档并收集真实反馈，以确保IT文档内容满足需求，解决问题。
• 管理和更新文档。定期审查IT文档，每季度更新或删除过时内容。

五、编写IT文档的工具

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